메뉴 식재료 관리 - 식재료 구매관리

경영

메뉴 식재료 관리 - 식재료 구매관리

넵튜너스 2022. 6. 15. 22:23

1. 식재료 구매관리의 개요

식음료의 구매, 검수, 저장 및 출고에 관련된 업무활동은 식음료 원가의 흐름에서 제일 첫 단계라 할 수 있다.

식음료 관리 활동에서 이루어지는 구매관리는 원가관리를 위한 기초적인 관리단계로 구매는 조리와 관련된 제반 물품을 공급하는 제행 위로써 적절한 시기, 장소, 경제적인 가격, 적정량, 요구되는 식재료의 질 모두를 충족시켜야 한다. 특히 구매관리 활동은 적정한 물품을 구매하는 것만이 아니라, 식음료 사업을 계획, 통제, 관리하는 경영활동으로 인식되어야 한다. 즉 경영주체가 업장의 기능유지를 위해 필요한 시기에 최소한의 비용으로 최적의 상품을 구입하는 경영활동이다.

식재료의 구매는 계절의 변화, 물가의 변동 등의 경제적 요인이 작용하게 됨으로 식재료의 구매 및 선정에 있어서 더욱더 세심한 주위가 필요하다. 특히 구매담당자는 복잡한 유통기구에 관한 지식, 식품의 감별법, 식재료의 구매 시 선택 등이 중요시되어야 하며, 그 식품이 가지고 있는 특성과 영양성분, 보존기간 및 식재료의 합리적이고 효율적인 구매관리를 위해서는 정기적이고 치밀한 시장조사와 구매 품목에 대한 특성을 고려하여 구매절차를 거쳐야 한다.

2. 구매관리과정(cycle of purchasing)

구매과정은 메뉴 계획(Menu Planning)을 하는 단계에서부터 잠재구매력이 발생하고 동시에 구매에 대한 필요성을 인식하게 된다. 식재료의 구매는 정기적이고 치밀한 시장조사를 통하여 용도에 적합한 식자재를 합리적인 가격에 구매하고 납품시기와 품질에 유의해야 한다. 또한 합리적이고 효율적인 식재료를 구매하기 위해서는 품목에 대한 품질, 규격, 수량, 기타 질적 특성을 간략하게 기술한 표준 구매 명세표(standard purchase specification)를 작성해야 한다. 그리고 각 식재료의 유효기간, 포장상태 등 보존 특성을 파악하여 저장기간과 구매시점을 적절히 관리하고 특히 수량 및 규격과 품질 미달 식재료의 수정 납품 또는 반품처리 등의 방안을 강구해야 한다. 이러한 식재료의 구매관리과정을 살펴보면 다음과 같다.

1) 식재료 구매관리과정

(1) 재고량의 파악

주방에서는 필요한 만큼의 각 품목별 식재료의 적정 재고량은 항상 유지되어야 한다. 그러기 때문에 구매담당자는 신속하고 정확한 재고량을 파악하여 구매의뢰에 영향을 주어야 한다.

과소한 재고량의 경우에는 특정 음식을 제공하지 못하여 서비스의 질이 떨어지며, 반대로 과잉 재고량의 경우에는 불필요한 원가비용의 발생요인이 된다.

(2) 구매량 결정

구매량을 결정하는 것은 수익에 커다란 영향에 미치는 중요한 결정 수단이다. 구매담당자는 업장의 주방이나 레스토랑에서 사용한 식재료의 품목과 수량 등을 파악하여 식재료 제공자에게 의뢰하는 과정이다. 이때에는 구매 청구서를 작성하여 특정품목이나 총괄적인 물품 소요량에 대해 서류로서 작성을 해야 한다.

(3) 품질기준 설정

구매담당자는 필요한 구매품목과 양이 결정되면 각각의 구매품목에 대한 품질을 설정하여 납품업자를 선정해야 한다.

(4) 납품업자 선정

적정한 기준에 의해 구매할 식음료 품목이 선정되었을지라도 지속적이고 품질을 믿을만한 납품업자와 업체를 선정하는 것은 결코 쉬운 일이 아니다.

거래를 위해 작성한 견적서의 내용과 실제 납품되는 내용과의 일치 여부를 확인하는 작업이 필수적이다.

(5) 구매 가격 결정

구매하는 물품의 품목별 가격을 결정하는 단계로서, 생산성과 수익성을 고려하여야 한다. 최소의 비용으로 최소의 상품을 구매하려고 하는 것이 구매담당자가 기본적으로 취해야 할 구매업무의 목적이다.

(6) 결재조건과 납품시기 결정

구매담당자와 납품업자와 상호 협상의 결과에 따라 결재조건과 시기를 결정하는 단계이다. 이러한 것들은 계약서의 내용의 구체적으로 포함되어 납품업자의 납품이 완료되더라도 계약서 내용과 일치 여부를 확인하는 자료가 되어야 한다.

(7) 송장의 점검

구매담당자는 구체적이고 세부적으로 기록된 구매의 내용과 송장의 기록내용을 비교하여 물품의 내역과 가격결정에 다라 일치 여부를 확인하여 물품을 받는 단계이다.

(8) 검수작업

구매주문서에 의해 현물을 확인하고 대조하여 주문 내용에서 발견할 수 있는 반품의 처리방법을 해결하는 과정이다.

(9) 기록 및 기장 관리

주문서 사본, 구매 청구서, 물품 인 수낭 부, 검사 또는 반품에 대한 보고 기록서를 작성하여 비치하고 보관하여야 한다.

2) 식재료 구매방법

(1) 공개시장 구입(open marketing buying)

재료를 저렴한 가격으로 구매한다는 것은 기업의 이익을 그만큼 증대시키는 것이다. 원칙적으로 일반 경쟁계약에 의하여 구매하는 것이 가장 합리적이라 할 수 있다. 이를 위하여 1명 이상의 상인으로부터 받은 견적서를 가지고 품질과 서비스가 철저하고 가장 낮은 가격을 제시한 사람에게 주문한다. 공개시장 구입은 보통 전화구매방식(Call sheet)으로 구매 명세서를 보고 필요한 것을 구매자는 납품업자에게 전화를 해서 필요한 양만큼의 신청을 한다. 또한 외판원과 직접 접촉하거나 혹은 시장을 방문해서 직접구매(Standing orders) 방식을 취할 수도 있다.

(2) 비밀 입찰 구매(sealed bid buying)

정부기관이나 어떤 공공기관은 비밀 입찰에 의하여 구매하도록 되어 있는 곳이 많다. 필요한 상품의 목록을 입찰신청서와 함께 업자들에게 보내면 업자들은 거기에 가격을 기입하여 봉함 우편으로 다시 우송하면 최저 입찰자에게 낙찰된다.

(3) 계약 구매(contact buying)

매일 혹은 1주일에 몇 번씩 배달하여야 할 식료품은 보통 특정한 기간을 정하지 않고 공식적인 혹은 언약에 의한 계약에 따라 구매한다. 능력 있는 업자를 계약 체결 또는 출입 업자로 선정한다면 제품의 품질은 보장될 수 있다. 따라서 계약 체결에 있어 업자 선정은 대단히 중요하다.

(4) 예매 구매(future buying)

대규묘 업체에서는 주문할 당시의 고정된 가격으로 미래에 납품될 상품의 구입을 계약한다. 납품을 약속된 기일 내에 이행하느냐 못하느냐 하는 것은 물자의 재고 간에 직접적인 영향을 미치게 되므로 생산과 직결괴는 것인 만큼 중요하다.

3. 식재료 검수관리(food inspection management)

1) 검수관리의 개요

검수는 구매과정 못지않게 중요한 업무이다. 좋은 물품을 구매했어도 그 물품의 수령 단계에서 검수가 잘못되었다면 회사에 막대한 손실을 초래할 수 있다.

식재료 검수의 목적은 주문한 내용 즉 가격, 품질, 수량, 규격 등이 일치하는가에 대하여 견적서와 비교함으로써 성립된다. 검수요원은 식재료에 대한 표준 구매 명세서를 숙지하고 있어야 하며 질, 양, 명세, 가격 등 각 납품된 식재료에 대한 완전한 평가를 할 수 있어야 한다. 검수원의 자질은 보통 '4Is'로 지식(intelligence), 인품(integrity), 관심(interest), 식료에 대한 정보(inform-action about food)등을 요구한다.

식음료 원가 중 최대가 직접 재료비라는 것을 감안할 때 기준 미달 품질의 식음료를 인수함은 곧 낮은 생산량(yield)과 식재료의 품질 저하를 초래하며 식음료 원가관리의 효율성을 떨어뜨리며 경영성과에 차질을 가져오게 된다는 점에서 중요한 의미를 갖게 된다.

2) 검수관리과정

(1) 구매주문서, 계약서 혹은 견적서에 의하여 배달된 식재료의 수량 및 가격을 점검한다.

(2) 표준 구매 명세서를 근거로 하여 주문물품의 내용(수량, 규격, 품질 등)을 검수한다.

(3) 검수요원은 검수를 거쳐 인수한 식재료에 대한 1일 검수보고서를 작성한다.

(4) 검수 결과에 대한 내용을 기록하고 검수요원이 반드시 사인을 한다.

(5) 검수가 끝난 식재료는 신선도를 유지할 수 있도록 창고의 적당한 위치로 신속하게 옮긴다.

(6) 검수담당자는 이러한 검수를 거쳐 인수한 식재료에 대한 모든 검수 내용을 기록한 1일 검수보고서를 작성하여 관련부서에 송부해야 하며 따라서 검수의 승인이 있고 난 후부터 회사의 자산으로 평가한다.

(7) 주문서에 있는 품목이 배달 날짜에 도착하지 않으면 지시받은 검수원은 구매자나 경영자에게 즉시 통보해야 한다.

3) 검수관리방법

(1) 송장 검수 법

가장 널리 사용되는 검수 법으로 송장은 개개 품목의 수량, 가격과 기타 사항들을 기록하고 있는 문서로서 배달된 식자재와 함께 보내며 검수원은 송장을 보고 배달된 품목들의 수량, 품질 및 특성, 가격 등을 대조한다. 이렇게 검수원은 구매 명세서와 송장을 대비하여 더욱 확실히 검수 사항을 확인할 수 있게 된다.

(2) 표준 순위 검사법

송장 검수 법과 거의 비슷하며 검수절차가 송장 검수 법에 비해 느슨하다. 송장 대신 배달 티켓이 물품과 함께 검사원에게 보내진다. 이 방법은 주로 동일한 물품을 정기적으로 같은 납품업체로부터 공급받을 때 사용한다.

(3) 우편배달

주문한 물품이 우편이나 항공화물로 배달될 경우 화물표가 송장의 역할을 대신한다.

(4) 무표식 검수 법

무표식 검수 법에 따르는 송장에는 물품의 이름 외에 다른 정보가 제시되지 않으며 품목의 이름과 가격, 수량, 품질, 특징 등의 모든 정보를 담고 있는 정식 송장이 배달 하루 전에 경리부서로 보내어진다.

4. 식재료 저장관리

1) 저장관리의 개요

식재료의 구매와 검수가 이루어지고 나면 즉시 출고할 것은 바로 해당 영업장에 출고하고 나머지는 합리적인 방법으로 보존하는 것이 필요한데 이렇게 재료를 원래의 소요에 충당하기 위하여 보존하는 상태를 저장(storing)이라 한다. 저장관리는 저장과정에서 도난과 변질로 인하여 발생하는 갖가지 형태의 낭비 및 손실을 가능한 최대한으로 출이고 재고의 원활한 회전이 이루어지도록 하며 식재료의 출고가 올바르게 이루어지도록 하기 위함이다. 이를 위하여 좋은 저장 및 보관 시설과 보관 계획 방법을 강구하여야 한다.

또한 식재료는 누구나 손쉽게 식별하고 그 위치를 확인할 수 있도록 저장 초기 단계에서 종류별, 특성별, 사용 용도별 등 다양한 분류 방법에 의해 저장 관리되어야 한다. 식재료를 합리적으로 저장해야 한다.

2) 저장관리의 목적

식재료를 저장 관리하는 근본적인 목적은 적절한 식재료를 구매하여 저장 공간을 통해 도난이나 부패에 의해 손실을 최소화하여 적절한 재료량을 유지하면서 필요에 따라 신속하게 공급하는 것이다. 또한 식재료를 합리적으로 보존하고 재료별로 식별하기 쉽고, 온도, 습도, 통풍 등 제반 여건을 충분히 고려하여 저장하는데 저장 관리하는 목적이 있다.

(1) 폐난, 폐기, 발효에 의한 손실을 최소화함으로써 적정 재고량을 유지하는 데 있다.

(2) 식재료의 손실을 방지하기 위한 올바른 출고 관리에 있다.

(3) 출고된 식재료를 매일매일 그 총계를 내어 관리하는 데 있다.

(4) 사용시점에서 식재료의 출고를 바로 이루어지도록 관리하는 데 있다.

3) 저장관리의 일반원칙

식재료의 효과적으로 저장하고 관리하기 위해서는 다음과 같은 일반원칙을 따르는 것이 좋다.

(1) 저장 위치 표시의 원칙

식재료가 어디에 있든지 쉽게 위치를 파악하고 확인할 수 있도록 하기 위하여 재고 위치를 적용하여 품목별로 카드를 만들어 관리하여야 한다.

(2) 분류 저장의 원칙

최적의 상태로 저장하는 저장기준을 참고로 하여 식재료의 성질, 용도, 기능 등에 따라 분류기준을 설정한다. 같은 종류의 물품끼리 저장함으로써 입출고 시의 번잡과 혼동을 방지하여야 한다.

(3) 품질유지의 원칙

일반적인 식재료의 적정온도와 습도, 저장기간 등을 적용하여 품질의 변화가 생기지 않도록 최고의 품질 수준을 유지한다.

(4) 선입선출법(FIFO : First-In, First-Out)의 원칙

먼저 입고되었던 식재료부터 차례로 출고하는 방법이다. 이는 구매과정에서부터 출고되기 전까지 생산날짜, 구입일이 빠른 식재료를 선별하여 출고하는 방법이다.

재료의 저장기간이 짧을수록 재고자산의 회전율이 높고 자본의 재투자가 효율적으로 이루어질 수 있다. 특히 유효기간이 설정되어 있는 품목의 출고 관리에 유의해야 한다. 그러기 위해서는 적재할 때부터 입고 순서에 따라 출고될 수 있도록 하여야 한다.

4) 효율적 저장관리

효율적으로 식재료를 저장 관리하기 위해서는 가장 먼저 적정한 저장공간이 확보된 이루에 이루어져야 한다. 또한 저장공간의 적정온도 유지는 식재료의 고유한 맛과 향, 식품 고유의 특성을 유통기한 동안 그대로 유지할 수 있으며 위생상의 위해와 도난을 방지하고 식재료의 부패로 인한 손실을 최소화할 수 있다.

이를 위해 저장관리책임자는 식재료의 원활한 유통과 편리성을 기하기 위하여 저장시설에 대한 정기적인 점검과 적정온도를 유지하여 부패되기 전에 출고할 수 있도록 사용상의 원칙을 갖고 관리해야 식음료 수입증대에 이바지할 수 있다.

모든 식재료는 입고에서부터 출고될 때까지 재고 카드에 의해 수량과 잔고를 기입해야 한다. 저장 관리자는 재고 카드에 의해 저장된 물품의 재고량을 주기적인 재고 조사를 실시하여 과잉 저장 및 식재료의 부족 현상이 일어나지 않도록 해야 한다.

식재료의 효율적인 저장관리를 위해서는 다음과 같은 사항을 고려해야 한다.

(1) 효율적인 식재료 저장관리

① 저장창고의 시설관리를 위해 적정한 온도 유지 등의 정기적인 점점을 한다.

② 입고 날짜와 보존기간을 카드에 작성 관리하고 위치 선정을 명확하게 해야 식재료의 재고량을 파악하기 쉽다.

③ 식재료의 입고 날짜, 명칭, 규격, 용도 및 기능별로 그 종류를 세분화하여 저장해야 한다.

④ 저장 물품의 양과 부피에 따라 충분한 저장 공간이 확보되어야 한다. 물품 자체가 점유하는 점유 공간 이외에도 물자 운반장비의 가동 공간도 함께 고려되어 공간을 확보해야 한다.

5) 저장관리방법

현대의 식품 저장방법으로 진공포장, 냉장, 냉동, 통조림, 탈수 건조, 냉동건조, 염장, 절임 등이 있다.

(1) 창고 저장

채소, 과일, 버섯, 생선, 육류 등의 통조림 식품과 과일, 채소, 콩과류, 전지분유와 탈지분유, 건조계란 등의 탈수 건조식품은 일반식품 저장창고에 저장한다.

(2) 냉동저장

식품의 영양, 맛, 조직, 색 등은 영하 52℃ 이하에서 저장할 경우에 거의 변질이 없다. 식품을 냉동할 경우라도 박테리아나 미생물 또는 해충이 침입하지 않도록 포장을 해야 하며 진공포장을 하기도 한다.

(3) 냉장저장

0℃ 정도의 온도에서 식품을 냉장 저장할 경우에 미생물과 효소의 활동을 단기간 동안은 정지시킬 수 있다. 채소와 과일을 비롯한 염장 및 절임식품의 대부분은 냉장으로 저장한다.

※식품군별 적정 저장 온도 및 기간※

식품군	식품류	저장온도(℃)	최대저장기간
육류	로스트, 스테이크	0~2.2	3~5일
	육류 간 것, 국거리	0~2.2	1~2일
	각종 육류	0~2.2	1~2일
	베이컨	0~2.2	1주
가금류	거위, 오리, 닭	0~2.2	1~2일
가금류	가금류 내장	0~2.2	1~2일
생선류	고지방 및 비 냉동 생선	-1.1~1.1	1~2일
생선류	냉동 생선	-1.1~1.1	3일
패류	각종 조개류	-1.1~1.1	1~2일
난류	달걀, 가공된 달걀	4.4~7.2	1주
난류	달걀을 이용한 조리식품	0~2.2	당일 소비
유제품류	액상우유	3.3~4.4	용기에 표시한 날부터 5~7일
	고형치즈	3.3~4.4	6개월
	농축밀크, 탈지우유	3.3~4.4	밀폐된 상태에서 1년
과일류	사과	4.4~7.2	2주
과일류	포도, 배, 딸기 등	4.4~7.2	3~5일
채소류	고구마, 양파, 호박	15.6	1~2주
	감자	7.2~10	30일
	양배추, 근채류	4.4~7.2	최장 2주
	기타 모든 채소	4.4~7.2	최장 5일

6) 저장관리의 과정 및 고려할 사항

(1) 물자의 소재가 얹든지 손쉽게 찾아 쓸 수 있도록 물품별 카드에 저장 위치를 명확히 기록한다.

(2) 식재료는 먼저 저장된 순서에 따라 출고되어야 하며 그렇게 하기 위해서는 입고 순서에 따라 선입선출(先入先出)을 해야 식재료의 저장기간이 짧아져 재고재산의 회전율이 높고 자본의 투자가 효율적으로 이루어진다.

(3) 낱개 저장지역, Box pallet지역, 대량 Pallet지역 등 입체공간의 활용과 저장지역의 적절한 설계로 적절한 공간 활용을 한다.

(4) 품질보존의 차원에서 식재료를 사용 가능한 상태로 보존한다.

(5) 식재료의 명칭, 규격, 용도 및 수요 번호를 기능별로 그 종류를 분리하여 저장한다.

5. 식재료의 출고 관리

1) 출고 관리의 개요

출고 관리는 식재료 관리 활동 과정에서 이루어지는 가장 마지막으로 이루어지는 단계의 관리 활동이다. 저장된 식재료를 각 사용부서에 공급하는 일련의 과정으로서 적정한 재고량을 유지하면서 식재료의 출고 행위를 하는데 목적을 두고 있다.

2) 출고 관리 절차

(1) 식재료 청구서 내용의 절차에 의해 식재료의 출고 관리

식재료의 출고는 반드시 식재료 청구서의 작성내용과 제출에 의해 이루어져야 한다. 특히 저장고로부터 식재료 인출에 필요한 청구서는 식재료의 재고 및 출고 사항 파악에 사용할 뿐만 아니라, 월 식음료 매상 원가율을 구하는 데도 필요자료로 이용된다.

(2) 출고업무담당자의 처리과정

저장창고에서 출고되는 모든 식재료는 출고업무담당자가 원활한 처리를 위해 '수입품목'과 '국산 품목'별 청구서를 각각 구번하여 출고할 수 있도록 해야 한다.

(3) 식음료 청구서의 처리 순서

식재료 청구서의 처리는 제출된 수령 의뢰서 순서에 따라 물품의 출고가 이루어져야 한다. 그러나 예측하지 못했던 식음료 행사 예약으로 인한 긴급한 식재료 소요에 따른 물품청구가 있을 때에는 예외적 조치가 가능하다.

(4) 물품취급에 따른 업무의 효율성

출고 관리자가 식재료의 물품을 취급할 때에는 일의 능률을 위해서나 물품의 위생적 취급을 위해서도 손수에 등을 이용하는 것이 바람직한다.

(5) 식재료 출고 이후의 사후관리

물품 청구서의 내용에 따라 물품을 출고시킨 뒤에는 그 내용을 장부에 기록하고, 접수한 계원의 서명을 받아두어야 재고관리에 이용된다. 또한 물품 청구서는 원가관리부서에 보내는 외에도 그 사본을 창고관리장부에 보관하여 재고관리에 이용한다.

3) 출고 관리방법

모든 식재료는 공정한 검수과정을 거쳐 저장창고에 저장되는 과정을 거친다. 이렇게 저장된 식재료는 저장창고로부터 청구 요구서 양식에 따라 각각의 생산부서로 출고된다.

일부 식재료는 특성과 종류 및 생산 상황에 따라 나뉜다.

- 직접 출고재 : 검수과정에서 직접 출고

- 임시 출고재 : 일시적으로 저장창고에 보관되었다가 출고

- 저장 출고재 : 장기적으로 보관해 두었다가 출고

(1) 선입선출법(First-In, First-Out)

재료의 저장기간이 짧을수록 재고자산의 회전율이 높고, 자본의 재투자가 효율적으로 이루어질 수 있다. 특히 유효기간이 설정되어 있는 품목의 출고 관리에 유의해야 한다. 그러기 위해서는 적재할 때부터 입고 순서에 따라 출고될 수 있도록 저장해야 한다.

(2) 후입 선출법(Last-In, First-Out)

선입선출법의 반대 개념으로 나중에 입고된 물품이 먼저 출고되는 방법이다. 식재료의 사용방법과 업장의 특별행사로 인해 진행될 수 있는 출고 법이지만 가능한 후입 선출법의 사용은 자제하는 것이 바람직하다.

메뉴 식재료 관리 - 식재료 구매관리 정리 끝.